Herramientas para la Gestión de Documentos y la Administración de Archivos (IN38787/23)

Presentación:

Sub tema: Gestión administrativa, de la información y los datos
Propósito: desarrollo y/o fortalecimiento de capacidades

La actividad tiene por finalidad ofrecer una experiencia de capacitación a los trabajadores estatales que desempeñan funciones de gestión documental y administración de archivos públicos.
En función de los desafíos presentados por los avances tecnológicos y de la llamada sociedad de la información, es necesario que los archivos y la gestión documental reciban tratamientos acordes a una perspectiva archivística integral que asegure tanto la preservación de la información que los documentos contienen, como la de sus contextos; en condiciones de acceso igualitarios.
El acceso a la información constituye uno de los derechos fundamentales del Estado democrático. En este marco, la dinámica de gestión de documentos públicos y el funcionamiento de los archivos contribuye a preservar y asegurar el acceso a la información para el conocimiento de los actos de gobierno, la transparencia de esos actos, la preservación de derechos y la salvaguarda de los documentos para la historia de nuestro país y de sus instituciones. A través de la capacitación de los trabajadores del campo de los archivos y la gestión documental en las organizaciones públicas se contribuye a consolidar la comprensión de estos valores tanto en su dimensión conceptual como en su dimensión de guías para la práctica.
En función de lo expresado, esta actividad, ofrece herramientas útiles y actuales para mejorar las prácticas de los servidores públicos con miras a asegurar la eficiencia de la gestión documental en los soportes analógico y digital. Forma parte del Trayecto Formativo diseñado especialmente en el INAP para los trabajadores del campo de prácticas de la gestión documental y administración de archivos públicos, que busca ofrecer una serie de actividades de capacitación en materia archivística. Su principal objetivo es aportar a la construcción de conocimientos y saberes en el marco de la disciplina archivística para generar la salvaguarda, gestión y accesibilidad del patrimonio documental, optimizar el funcionamiento de la administración pública, garantizar el ejercicio de los derechos constitucionales al acceso a la información y la transparencia administrativa, así como el ejercicio de derechos de la ciudadanía en general.

En línea con la Propuesta Formativa del INAP, en la presente actividad prevalecen los siguientes tipos de saberes: saber
-saberes objetivados sobre la realidad organizados en sistemas de conceptos y teorías-; saber hacer -saberes de acción vinculados con la capacidad de intervenir- y saber reflexionar -saberes relacionados con la capacidad de volver el pensamiento sobre determinados objetos, situaciones, hechos o fenómenos, creencias etc. expresándose en las formas de actuar, de comunicar, de revisar acciones propias y valores, de considerar futuros posibles.

Objetivos:

Que los participantes logren:
- Analizar críticamente el papel de las instituciones en la conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación
- Reconocer los principios básicos de la disciplina archivística y la importancia de sus aplicaciones
- Valorar buenas prácticas para el tratamiento de la documentación a su cargo.
- Interpretar los procedimientos de la tarea archivística en el marco de la legislación vigente y las buenas prácticas.

Perfil del participante:

Personal que se desempeñe en cualquiera de los niveles de la Administración Pública Nacional y desarrollen tareas de gestión documental relacionadas con el diseño, planificación, producción, tramitación, acceso y/o guarda de los documentos generados por las instituciones públicas, ya sea en su momento de tramitación, de conservación temporal (archivos centrales) o permanente (archivos históricos).

Temario:

Los contenidos fueron desarrollados a partir de la experiencia de los docentes en actividades de acompañamiento, asesoramiento y orientación a las áreas de archivo de organismos públicos. Asimismo, recuperan los avances de la disciplina archivística a nivel internacional y se presentan desde una perspectiva de derechos.
El tratamiento de los temas partirá de los conocimientos previos de los participantes para evolucionar hacia nuevas conceptualizaciones que permitan la reformulación fundada de sus prácticas en clave de acción transformadora de la realidad cotidiana.
De acuerdo con las capacidades a fortalecer y con los objetivos planteados, los contenidos abarcan también el tratamiento de cuestiones ético-valorativas que atraviesan enfoques teórico-conceptuales, normativas y evaluación de cursos de acción.

Módulo introductorio

Presentación general de las políticas de Estado referidas a la preservación del patrimonio documental: normativa vigente en el ámbito del Poder Ejecutivo Nacional y lineamientos internacionales en la materia

Módulo 1. Archivística, archivo y documento: ejes articuladores para repensar las prácticas
La particularidad del documento de archivo. Triple acepción de la palabra \"archivo\" Función social de los archivos. La archivística y sus principios básicos: orden original, principio de procedencia e integridad. Documento de archivo. Caracteres internos y externos. Fondo, sección, serie, tipo documental. Organización archivística. Ciclo vital del documento y Archivística integrada. Gestión documental.

Módulo 2. Herramientas para la gestión de archivos
Identificación y clasificación. Cuadros de Clasificación. La descripción archivística. Planificación. Tipos de instrumentos de descripción. Normas internacionales de descripción archivística.

Módulo 3. La evaluación documental: fundamentos para la toma de decisiones en materia de archivos. Evaluación documental. Valores primarios y secundarios. Tabla de Plazos de Guarda, Acceso y Disposición Final

Módulo 4. La preservación: conceptos de restauración, conservación y preservación. Principales actividades de preservación y conservación de documentos en soporte papel. Depósitos y mobiliario. Condiciones ambientales.

Módulo 5. Aportes de la perspectiva archivística a la Administración electrónica
Gestión electrónica de documentos, gestión de documentos electrónicos, Documento electrónico. Características, similitudes y diferencias con el documento “tradicional”. Estructura física y lógica del documento electrónico. Contenido y contexto de producción. Mantenimiento de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad en el largo plazo. Datos y Metadatos. Documentos electrónicos “nativos” y digitalización. Gestión de documentos electrónicos en el marco de un Sistema de Gestión Documental y Administración de Archivos.

Módulo 6. La accesibilidad documental y limitaciones
Acceso a la información y Archivos. Principios de acceso. La accesibilidad documental: limitaciones prácticas y limitaciones legales. Ética archivística.

Comisiones: