Estrategias para la planificación integral de la conservación preventiva en archivos (IN39470/23)

Presentación:

Tema: Gestión administrativa, de la información y los datos
Propósito: desarrollo y/o fortalecimiento de capacidades Sistemas, procesos y tecnologías

Dentro de la línea de capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos públicos que el INAP impulsa, como órgano rector de la capacitación del Estado, está orientada a los trabajadores de un campo de práctica transversal a jurisdicciones y organismos de la administración pública nacional. Este curso se ocupa de presentar la disciplina de la Conservación en interacción con la Archivística, y los lineamientos básicos para el cuidado integral de los Archivos de la Administración Pública Nacional. Una de las necesidades principales en los Archivos, o áreas de archivo, es garantizar la conservación física de sus fondos documentales a nivel global teniendo en cuenta el constante aumento de su volumen y la frecuencia en que los documentos son consultados. El carácter inflamable de los documentos y los ambientes hostiles en donde generalmente son almacenados puede, asimismo, desembocar en siniestros graves. En este sentido la tarea de conservación preventiva es tarea de todos; conocer los riesgos para evitar los deterioros del patrimonio documental y colaborar en la prevención de siniestros y contingencias que puedan afectar otras tareas del organismo, o a otros organismos que funcionen en un mismo edificio. En la historia de la conservación del patrimonio documental ha prevalecido durante mucho tiempo el paradigma de la restauración por documento individual, es decir, la reparación física del documento sin considerar el entorno o su integridad como parte de una unidad indivisible. Esos criterios no han dado suficiente respuesta a la preservación integral, sumado a su alto costo en recursos humanos y materiales, como al tiempo que toma realizar este tipo de tratamientos. Además, este tipo de intervenciones deja la documentación fuera de consulta pública durante tiempos prolongados y no siempre garantiza la recuperación de la totalidad del documento. Por ello, esta actividad presenta estrategias para realizar planificaciones tendientes a cuidar el entorno de guarda de la documentación y difundir los criterios básicos de conservación preventiva a partir de establecer una mirada integral que aborde la problemática de lo general a lo particular, estableciendo las necesarias etapas de trabajo. En ese sentido, se presenta como prioritario abordar los depósitos de archivo, con el fin de adoptar un criterio general de intervención sobre fondos documentales voluminosos, para evitar la pérdida de información valiosa y que las grandes inversiones en recursos humanos y materiales destinados a estabilizar documentos, se desperdicien al regresar la documentación a entornos poco seguros. Esta actividad, forma parte del Trayecto Formativo diseñado especialmente en el INAP para los trabajadores del campo de prácticas de la gestión documental y administración de archivos públicos, que busca ofrecer una serie de actividades de capacitación en materia archivística. Su principal objetivo es aportar a la construcción de conocimientos y saberes de la disciplina archivística para generar la salvaguarda, gestión y accesibilidad del patrimonio documental, optimizar el funcionamiento de la administración pública, garantizar el ejercicio de los derechos constitucionales al acceso a la información y la transparencia administrativa, así como el ejercicio de derechos de la ciudadanía en general. En línea con la Propuesta Formativa del INAP, en la presente actividad prevalecen los siguientes tipos de saberes: saber-saberes objetivados sobre la realidad organizados en sistemas de conceptos y teorías-; saber hacer -saberes de acción vinculados con la capacidad de intervenir- y saber reflexionar -saberes relacionados con la capacidad de volver el pensamiento sobre determinados objetos, situaciones, hechos o fenómenos, creencias etc. expresándose en las formas de actuar, de comunicar, de revisar acciones propias y valores, de considerar futuros posibles.

Objetivos:

Se espera que los participantes logren:- Reconocer el rol del conservador y conservadora y las tareas que desarrolla en los archivos. - Diferenciar las tareas de preservación, conservación preventiva, y restauración.- Identificar los factores de deterioro y su origen en su interacción con el entorno (en su guarda y manipulación inapropiada).- Detectar riesgos y contingencias inherentes al almacenamiento de archivos.- Colaborar, a partir de principios básicos, en caso de una contingencia- Valorar las buenas prácticas de la Conservación de archivos.

Perfil del participante:

Trabajadores que se desempeñen en cualquiera de los niveles de la Administración Pública Nacional y desarrollen tareas de gestión documental relacionadas con el diseño, planificación, producción, tramitación, acceso y/o guarda de los documentos generados por las instituciones públicas, ya sea en su momento de tramitación, de conservación temporal (archivos centrales) o permanente (archivos históricos).

Temario:

Unidad 1: Conceptos básicos
Diferencias entre Preservación, Conservación Preventiva, Conservación Interventiva y Restauración.
Trabajo interdisciplinario con la Archivística y necesaria vinculación con la política institucional.
Conservación de batalla. Especificidades de la conservación preventiva multinivel en los Archivos. De lo general a lo particular. Criterios. Normativa

Unidad 2: Factores de deterioro, riesgos y contingencias
Factores de deterioro: causas intrínsecas y extrínsecas; biológicos, mecánicos; ambientales; por catástrofes y antropogénicos.
Evaluación de riesgos y contingencias.
Riesgos laborales para los trabajadores del área de archivos o vinculados con esta área. Salud ocupacional: mitigación de riesgos.

Unidad 3: El depósito. Condiciones edilicias, instalaciones y equipamiento adecuado Ubicación.
Interacción con el entorno. Reflexiones en torno al depósito como contenedor de conservación.
Materiales apropiados para su construcción. Mantenimiento estructural. Control y monitoreo del edificio y su entorno. Medidas de seguridad contra robos y accidentes.
Instalaciones apropiadas: sistemas eléctricos, de desagüe, etc. Control climático. Ventilación. Sistemas de control ambiental sustentable. Archivoeconomía, mobiliario. El uso del espacio. Distribución. Señalética. Equipamiento de trabajo: escaleras, carros, mesas. Control de plagas. Limpieza del depósito y mantenimiento del equipamiento y las instalaciones.

Unidad 4: La unidad de conservación
Sistemas de guarda, contenedores y su posición en la estantería.
Limpieza y manipulación de las unidades de conservación.

Comisiones: