¿A quién está dirigido?

Está dirigido a las personas que asisten en el soporte administrativo integral y brindan asistencia específica a las actividades de la autoridad superior de reporte, para contribuir al efectivo funcionamiento de la Dirección y sus relaciones con otros actores. Se desempeñan con autonomía para el desarrollo de sus actividades y coordinan un equipo de trabajo.

En la familia de puestos, se puede identificar de la siguiente manera:

Familia Administración y Servicios de Oficina
Subfamilia Soporte Administrativo
Puesto Secretaria/o de Dirección

Administración y Servicios de Oficina

Soporte Administrativo

Secretaria/o de Dirección

¿Cuáles son las actividades que realizan los secretarios y secretarias de Dirección?

Los secretarios y secretarias de Dirección desarrollan distintas actividades entre las que se identifican:

  • Administrar su espacio de trabajo.
  • Procesar y analizar información relacionada con la gestión administrativa de la Dirección.
  • Mantener actualizada la agenda del Director.
  • Gestionar espacios para reuniones o eventos.
  • Colaborar en la atención de visitas nacionales o internacionales.
  • Leer el Boletín Oficial.
  • Colaborar en la elaboración de documentos para presentaciones o audiovisuales.
  • Mantener actualizadas las bases de datos y de distintos sistemas de información de la Dirección.
  • Redactar actos administrativos y documentación con sujeción a pautas establecidas.
  • Atender al público y usuarios internos, sea personal o telefónicamente, informando adecuadamente dentro de la materia de su competencia.
  • Asistir al Director en la organización de acciones en sus distintas modalidades gestionando los recursos materiales y la logística requerida para su desarrollo.
  • En el caso de viajes al exterior del Director realizar las reservas de hoteles.
  • Gestionar viáticos y presentar los tickets para la rendición de los gastos.
  • Preparar el material que se requiere para la realización de diversas actividades.
  • En caso de reuniones colaborar en la contratación de servicios.
  • Cuando ingresan nuevos miembros a la Dirección, colaborar con la capacitación de los mismos.
  • Cuando correspondiera, administrar la “caja chica” para la provisión de insumos de uso diario.

¿Cuáles son sus competencias?

Del análisis de las actividades y de la práctica profesional se identifican las siguientes competencias:

  • Organizar las actividades propias y de la Dirección teniendo en cuenta los servicios y recursos materiales necesarios para el funcionamiento del área.
  • Administrar la documentación de la Dirección considerando los lineamientos del superior, los procedimientos administrativos y la normativa vigente.
  • Gestionar las actividades del equipo teniendo en cuenta el cumplimiento de los objetivos, procesos y productos conforme a los lineamientos de la Dirección.
  • Aplicar estrategias comunicacionales para interactuar con personal de la jurisdicción y público externo, a través de distintos medios, de acuerdo con su área de competencia, o realizar las derivaciones pertinentes.
  • Desempeñar sus actividades haciendo un uso responsable de los recursos del Estado, asumiendo los valores organizacionales y comprometiéndose con la mejora continua del servicio brindado en el área.
  • Valorar la capacitación continua como herramienta para el desarrollo profesional.

¿Cuál es la estructura modular?

Para desarrollar o fortalecer las competencias enunciadas en el apartado anterior se diseñó una estructura modular¹ en donde algunos de los espacios de formación estarán a cargo del INAP y otros se conveniarán con instituciones especialistas en la materia.

Los módulos pueden cambiar en caso de modificaciones en los procesos o en la normativa. Todos los meses el INAP la oferta formativa disponible para que el postulante se inscriba en las actividades que desee cursar.

Estructura modular:
Módulos Obligatorios INAP Carga Horaria Modalidad
Control de puntos críticos de los procesos en el puesto de trabajo 40 H Virtual Tutorado
Equipos de Trabajo: desde la organización a la supervisión 40 H Virtual Tutorado
Comunicación para la acción efectiva 72 H Virtual Tutorado
Actuaciones Administrativas: Elaboración y Diligenciamiento 60 H Virtual Tutorado
Aspectos Generales de la Redacción 40 H Virtual Tutorado
Access 2010 A definir Virtual Tutorado
Ética Pública 4 H Virtual Autogestionado
Empleo Público 4 H Virtual Autogestionado
GDE A definir A definir
Word 2010: Nivel Avanzado A definir A definir
Excel 2010: Nivel Avanzado A definir A definir
Inglés A definir A definir
Aspectos Protocolares para la Gestión de Eventos 15 H Presencial
Módulos Optativos INAP Carga Horaria Modalidad
Prevención del consumo problemático en el ámbito laboral 40 H Virtual Tutorado
Actuaciones Administrativas: Elaboración y Diligenciamiento 60 H Virtual Tutorado
Módulos optativos a cargo del Centro de Capacitación y Estudios de la secretaría de Hacienda Carga Horaria Modalidad
Gestión de Fondo Rotatorio en el E-SIDIF A definir A definir

¹De la oferta de módulos optativos deberá cursar uno obligatoriamente.