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¿A quién está dirigido?

Está dirigido a las personas que asisten en el soporte administrativo integral y brindan asistencia específica a las actividades de la autoridad superior de reporte, para contribuir al efectivo funcionamiento de la Dirección y sus relaciones con otros actores. Se desempeñan con autonomía para el desarrollo de sus actividades y coordinan un equipo de trabajo.

En la familia de puestos se puede identificar de la siguiente manera:

Familia Administración y Servicios de Oficina
Subfamilia Soporte Administrativo
Puesto Secretaria/o de Dirección

Administración y Servicios de Oficina

Soporte Administrativo

Secretaria/o de Dirección

¿Cuáles son las actividades que realizan los secretarios y secretarias de Dirección?

Los secretarios y secretarias de Dirección desarrollan distintas actividades entre las que se identifican:

  • Administrar su espacio de trabajo.
  • Procesar y analizar información relacionada con la gestión administrativa de la Dirección.
  • Mantener actualizada la agenda del Director.
  • Gestionar espacios para reuniones o eventos.
  • Colaborar en la atención de visitas nacionales o internacionales.
  • Leer e interpretar el Boletín Oficial.
  • Interpretar documentos en otro idioma.
  • Colaborar en la elaboración de documentos para presentaciones o audiovisuales.
  • Mantener actualizadas las bases de datos y de distintos sistemas de información de la Dirección.
  • Redactar actos administrativos y documentación con sujeción a pautas establecidas.
  • Atender al público y usuarios internos, sea personal o telefónicamente, informando adecuadamente dentro de la materia de su competencia.
  • Asistir al Director en la organización de acciones en sus distintas modalidades gestionando los recursos materiales y la logística requerida para su desarrollo.
  • En el caso de viajes al exterior del Director realizar las reservas de hoteles.
  • Gestionar viáticos y presentar los tickets para la rendición de los gastos.
  • Preparar el material que se requiere para la realización de diversas actividades.
  • En caso de reuniones colaborar en la contratación de servicios.
  • Cuando ingresan nuevos miembros a la Dirección, colaborar con la capacitación de los mismos.
  • Cuando correspondiera, administrar la “caja chica” para la provisión de insumos de uso diario.

¿Cuáles son sus competencias?

Del análisis de las actividades y de la práctica profesional se identifican las siguientes competencias:

  • Organizar las actividades propias y de la Dirección teniendo en cuenta los servicios y recursos materiales necesarios para el funcionamiento del área.
  • Administrar la documentación de la Dirección considerando los lineamientos del superior, los procedimientos administrativos y la normativa vigente.
  • Gestionar las actividades del equipo teniendo en cuenta el cumplimiento de los objetivos, procesos y productos conforme a los lineamientos de la Dirección.
  • Aplicar estrategias comunicacionales para interactuar con personal de la jurisdicción y público externo, a través de distintos medios, de acuerdo con su área de competencia, o realizar las derivaciones pertinentes.
  • Desempeñar sus actividades haciendo un uso responsable de los recursos del Estado, asumiendo los valores organizacionales y comprometiéndose con la mejora continua del servicio brindado en el área.
  • Valorar la capacitación continua como herramienta para el desarrollo profesional.

¿Cuál es la estructura modular?

Para desarrollar o fortalecer las competencias enunciadas en el apartado anterior se diseñó una estructura modular en donde algunos de los espacios de formación estarán a cargo del INAP y otros se conveniarán con instituciones especialistas en la materia.

Los módulos pueden cambiar en caso de modificaciones en los procesos o en la normativa.

Todos los meses el INAP publicará en capacitacion.inap.gob.ar, la oferta formativa disponible para que el postulante se inscriba en las actividades que deseé cursar.

La estructura es la que se presenta a continuación:

Estructura modular:
Módulos Obligatorios INAP Carga Horaria Modalidad
Control de puntos críticos de los procesos en el puesto de trabajo 32 H Virtual Tutorado
Equipos de Trabajo: desde la organización a la supervisión 32 H Virtual Tutorado
Comunicación para la acción efectiva 72 H Virtual Tutorado
Empleo Público 4 H Virtual Autogestionado
GDE A definir A definir
Aspectos Protocolares para la Gestión de Eventos 15 H Presencial
Word avanzado: Referencias y herramientas colaborativas 6 H Virtual Autogestionado
Excel 2010/13 Avanzado: Tablas dinámicas 7 H Virtual Autogestionado
Excel: Funciones avanzadas 7 H Virtual Autogestionado
Google Drive: Trabajo Colaborativo en Línea 20 H Virtual Tutorado
Módulos Optativos INAP Carga Horaria Modalidad
Actuaciones Administrativas: Elaboración y Diligenciamiento 32 H Virtual Tutorado
Inglés A definir A definir
Introducción a la Ciberseguridad: Uso Seguro de las Tecnologías de la Información 5 H Virtual Autogestionado
Tableau A definir A definir
Módulos optativos a cargo del Centro de Capacitación y Estudios de la secretaría de Hacienda Carga Horaria Modalidad
Gestión de Fondo Rotatorio en el E-SIDIF 15 H Presencial

¹De la oferta de módulos optativos deberá cursar uno obligatoriamente.