¿A quién está dirigido?

Al servidor público cuya función es asegurar la gestión y provisión integral de los servicios de asistencia administrativa para contribuir al funcionamiento de la unidad organizativa. Es el personal que propone o instrumenta acciones que aportan al fortalecimiento continuo para mejorar los resultados del área.

En la familia de puestos, se puede identificar de la siguiente manera:

Familia Administración y Servicios de Oficina
Subfamilia Soporte Administrativo
Puesto Referente Administrativo

Administración y Servicios de Oficina

Soporte Administrativo

Referente Administrativo

¿Cuáles son las actividades que realiza el referente administrativo?

Desarrolla distintas actividades entre las que se identifican:

  • Procesar y analizar información relacionado con la gestión administrativa.
  • Compilar información relativa a documentos y/o normas en soporte manual e informático.
  • Realizar informes técnicos relativos a control de ausentismo, movimientos de personal y contrataciones.
  • Colaborar en la elaboración de estadísticas periódicas de documentación ingresada y egresada.
  • Mantener actualizadas las bases de datos y de distintos sistemas de información.
  • Redactar actos administrativos y documentación con sujeción a pautas establecidas.
  • Aportar criterios técnicos para la clasificación y derivación de las actuaciones, expedientes y notas ingresadas y egresadas del área.
  • Organizar el área de desempeño en función de las necesidades teniendo en cuenta los aportes de las nuevas tecnologías.
  • Organizar, coordinar y supervisar la actividad de la Mesa de Entradas, Salidas y Archivos de la Dirección.
  • Controlar planillas de firma de asistencia y partes diarios.
  • Supervisar la actualización y mantenimiento del inventario de mobiliario del área.
  • Supervisar el adecuado suministro de útiles y materiales necesarios para la Dirección. Diligenciar actos procedimentales administrativos que le sean encomendados, registrar y tramitar actuaciones, expedientes, notas y demás documentación que ingrese y egrese de la unidad.
  • Resolver los problemas de tramitación que le sean encomendados y que surgen en etapas más relevantes del procedimiento administrativo tales como: notificaciones, confeccionar actas, diligenciar oficios, elaborar informes y dictámenes técnicos y demás tareas administrativas derivadas de la aplicación de la normativa vigente.
  • Atender a usuarios internos y externos informando adecuadamente dentro de las materias de su competencia y conocimiento o, cuando sea necesario, haciendo las derivaciones pertinentes.
  • Relevar, sistematizar y producir información relacionada con la mejora de la gestión administrativa.
  • Brindar apoyo técnico a la proyección presupuestaria del sector.

 

¿Cuáles son sus competencias?

Del análisis de las actividades y de la práctica profesional se identifican las siguientes competencias:

  • Proponer y aplicar criterios técnicos para mejorar la compilación de información relativa a documentos y/o normas en soporte manual e informático.
  • Realizar el seguimiento de la aplicación de los procesos y procedimientos teniendo en cuenta la normativa vigente, dependencias y objetivos de la jurisdicción.
  • Coordinar y articular con otras dependencias institucionales, los mecanismos y canales necesarios para la correcta satisfacción de las demandas internas.
  • Organizar al equipo de asistentes a su cargo para el cumplimiento eficaz de las funciones y tareas que le competen al área.
  • Desarrollar habilidades comunicacionales para interactuar de manera segura, cordial y precisa con sus interlocutores.
  • Valorar la capacitación continua como herramienta para el desarrollo profesional.
  • Desarrollar una actitud proactiva y de predisposición a los cambios que mejoren el servicio que presta en el área.

¿Cuál es la estructura modular?

Para desarrollar o fortalecer las competencias enunciadas en el apartado anterior se diseñó una estructura modular¹ en donde algunos de los espacios de formación estarán a cargo del INAP.

Todos los meses INAP publicará en la oferta formativa disponible para que el postulante se inscriba en las actividades que desee cursar.

Estructura modular:
Módulos Obligatorios INAP Carga Horaria Modalidad
Control de puntos críticos de los procesos en el puesto de trabajo 40 H Virtual Tutorado
Equipos de Trabajo: desde la organización a la supervisión 40 H Virtual Tutorado
Access 2010 A definir Virtual Tutorado
Ética Pública 4 H Virtual Autogestionado
Empleo Público 4 H Virtual Autogestionado
GDE A definir A definir
Word 2010: Nivel Avanzado A definir A definir
Excel 2010: Nivel Avanzado A definir A definir
Módulos Optativos INAP Carga Horaria Modalidad
Prevención del consumo problemático en el ámbito laboral 40 H Virtual Tutorado
Actuaciones Administrativas: Elaboración y Diligenciamiento 60 H Virtual Tutorado

¹ De la oferta de módulos optativos deberá cursar uno obligatoriamente.