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Secretaria/o de Dirección

¿A quién está dirigido?

Está dirigido a las personas que asisten en el soporte administrativo integral y brindan asistencia específica a las actividades de la autoridad superior de reporte, para contribuir al efectivo funcionamiento de la Dirección y sus relaciones con otros actores. Se desempeñan con autonomía para el desarrollo de sus actividades y coordinan un equipo de trabajo

En la familia de puestos se puede identificar de la siguiente manera:

Familia de Puesto

Administración y Servicios de Oficina. »

Subfamilia de Puesto

Soporte administrativo. »

Puesto

Secretaria/o de Dirección / Sectretaria ejecutiva

 

¿Cuáles son las actividades que realiza?

Los secretarios y secretarias de Dirección desarrollan distintas actividades entre las que se identifican:

  • Administrar su espacio de trabajo.
  • Procesar y analizar información relacionada con la gestión administrativa de la Dirección.
  • Mantener actualizada la agenda del Director.
  • Gestionar espacios para reuniones o eventos.
  • Colaborar en la atención de visitas nacionales o internacionales.
  • Leer el Boletín Oficial.
  • Colaborar en la elaboración de documentos para presentaciones o audiovisuales.
  • Mantener actualizadas las bases de datos y de distintos sistemas de información de la Dirección.
  • Redactar actos administrativos y documentación con sujeción a pautas establecidas.
  • Atender al público y usuarios internos, sea personal o telefónicamente, informando adecuadamente dentro de la materia de su competencia.
  • Asistir al Director en la organización de acciones en sus distintas modalidades gestionando los recursos materiales y la logística requerida para su desarrollo.
  • En el caso de viajes al exterior del Director realizar las reservas de hoteles.
  • Gestionar viáticos y presentar los tickets para la rendición de los gastos.
  • Preparar el material que se requiere para la realización de diversas actividades.
  • En caso de reuniones colaborar en la contratación de servicios.
  • Cuando ingresan nuevos miembros a la Dirección, colaborar con la capacitación de los mismos.
  • Cuando correspondiera, administrar la “caja chica” para la provisión de insumos de uso diario.

 

¿Cuáles son sus competencias?

Del análisis de las actividades y de la práctica profesional se identifican las siguientes competencias:

  • Organizar las actividades propias y de la Dirección teniendo en cuenta los servicios y recursos materiales necesarios para el funcionamiento del área.
  • Administrar la documentación de la Dirección considerando los lineamientos del superior, los procedimientos administrativos y la normativa vigente.
  • Gestionar las actividades del equipo teniendo en cuenta el cumplimiento de los objetivos, procesos y productos conforme a los lineamientos de la Dirección.
  • Aplicar estrategias comunicacionales para interactuar con personal de la jurisdicción y público externo, a través de distintos medios, de acuerdo con su área de competencia, o realizar las derivaciones pertinentes.
  • Desempeñar sus actividades haciendo un uso responsable de los recursos del Estado, asumiendo los valores organizacionales y comprometiéndose con la mejora continua del servicio brindado en el área.
  • Valorar la capacitación continua como herramienta para el desarrollo profesional.

 

¿Cuál es la estructura modular?

Para desarrollar o fortalecer las competencias enunciadas en el apartado anterior se diseñó una estructura modular en donde algunos de los espacios de formación estarán a cargo del INAP y otros se conveniarán con instituciones especialistas en la materia.

Los módulos pueden cambiar en caso de modificaciones en los procesos o en la normativa. Todos los meses el INAP publicará en capacitacion.inap.gob.ar, la oferta formativa disponible para que el postulante se inscriba en las actividades que desee cursar.

La estructura es la que se presenta a continuación:

 

Módulos obligatorios a cargo de INAP Carga horaria Modalidad
Control de puntos críticos en los procesos del puesto de trabajo 40 h Virtual con tutor
Equipos de trabajo: desde la organización a la supervisión. 40 h Virtual con tutor
Comunicación para la acción efectiva. 60 h Virtual con tutor
Actuaciones administrativas: elaboración y diligenciamiento 60 h Virtual con tutor
Aspectos protocolares para la gestión de eventos 15 h Presencial
Inglés A definir A definir
Word 2010: Nivel avanzado A definir A definir
Excel 2010: Nivel avanzado A definir A definir
ACCESS 80 h Virtual con tutor
Ética pública 4 h Autoadministrado
Empleo Público 4 h Autoadministrado
GDE A definir Virtual o presencial

 

Módulos optativos* Carga horaria Modalidad
Prevención del consumo problemático en el ámbito laboral 40 h Virtual con tutor

 

Módulos optativos a cargo del Centro de Capacitación y Estudios de la Secretaría de Hacienda Carga horaria Modalidad
Gestión de Fondo Rotatorio en el E-SIDIF A definir A definir

*De la oferta de módulos optativos deberá cursar uno obligatoriamente.

 

 

Formulario de Inscripción

1. Nombre*

2. Apellido*

3. CUIT o CUIL sin puntos*

4. E-Mail*

5. Organismo*: